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L’archivage est un métier à part entière qui nécessite non seulement des moyens techniques et logistiques, mais aussi et surtout des ressources en personnel afin de pouvoir en quelque sorte mutualiser les compétences. Le premier responsable de la gestion des archives dans une entreprise, c’est son dirigeant. La responsabilité des entreprises de respecter les obligations légales en matière de gestion et de conservation des archives incombe aux chefs d’entreprise. Voyons comment, à partir de leur devoir vis-à-vis de la réglementation en vigueur, les entreprises peuvent faire usage de leur prérogative en matière d’externalisation de leurs documents d’archives.
Se mettre en conformité vis-à-vis de la réglementation
L’archivage est une obligation légale et réglementaire pour les entreprises en activité. La raison en est simple : l’entreprise doit être en mesure d’apporter à tout moment les preuves comptables, juridiques et sociales de ses activités tout au long de son exercice. Ainsi, son histoire économico-sociale peut être retracée et en cas de contrôle ou de litige l’entreprise peut faire valoir ses droits. C’est pourquoi, toute société se doit d’archiver et de conserver ses documents selon leurs durées légales de conservation.
Comment procéder à un archivage efficace
Après avoir délimité le cadre légal de l’archivage à respecter et rappelé les obligations pour le dirigeant d’entreprise d’archiver ses documents d’activités (archives physiques ou numériques), reste à savoir comment s’y prendre et qui fait quoi ? En règle générale, il existe deux manières de procéder, soit le service des archives est suffisamment compétent et dispose des infrastructures nécessaire pour gérer en interne et en permanence les archives produites et à conserver ; ou bien, l’entreprise ne disposant pas suffisamment de moyens ni de ressources suffisantes recourt à l’externalisation d’une partie ou de l’ensemble de ses archives. L’important étant de rendre les documents d’archives accessibles et sécurisés. Il revient donc au service des archives de bien définir une durée de vie des documents à archiver afin de libérer de manière constante une surface de stockage suffisante. Car il n’est pas nécessaire de garder tous les documents et de procéder à leurs éliminations s’ils sont en doubles ou inappropriés à la conservation définitive, voir même inutiles. Charge au personnel compétent de ce service de bien distinguer les documents importants de ceux qui ne le sont pas et de procéder en dernier ressort à une classification pertinent et efficace (chronologique ou alphabétique)
Une gestion des archives en interne ou en externe ?
L’archivage est une discipline qui demande de la rigueur et de l’organisation. Loin du simple rangement et stockage dans des boîtes à archives, l’archivage se fait par des professionnels pour des professionnels. La gestion des archives d’entreprise, en tant que telle, repose sur des compétences et un savoir-faire spécifique.
Alors que de nombreuses entreprises éprouvent sans conteste la nécessité et l’importance d’archiver leurs documents comptables, fiscaux ou sociaux, ils ne savent pas trop si prendre à vrai dire, car souvent :
- Elles manquent de temps, de ressources et de compétences pour mener à bien un archivage comme il se doit
- Elles semblent désarmées ou dans l’incompréhension à l’égard d’une législation et d’une réglementation en matière d’archivage qui ne cessent d’évoluer et ne prennent pas souvent en compte les particularités de chacune d’entre elles
Deux possibilités s’offrent donc à elles.
- Soit, elles mettent en place en interne un service d’archive compétent pour se charger personnellement de l’archivage.
- Soit, elle confie la gestion de leurs archives en externe en faisant appel à une société de tiers-archivage. Dans les deux cas, il est question de traiter efficacement les archives, c’est-à-dire les identifier, les trier et les classer afin de les conserver dans les meilleures conditions possibles. Chaque document devant répondre aux besoins spécifiques de l’archivage selon leur cycle de vie propre (de leur création à leur élimination)
Dans le cas de l’externalisation, c’est l’entreprise d’archivage externe qui prend en charge la gestion globale des archives. C’est selon la politique d’archivage que le choix de l’externalisation est envisageable. Surtout, si l’entreprise ne dispose pas des moyens nécessaires et suffisants pour sécuriser ses documents et les rendre accessibles à moindre coût ou par besoin de se concentrer davantage sur son corps de métier pour davantage rentabiliser son activité.